Kurz zusammengefasst
Exchange Online ist der E-Mail- und Kalenderdienst von Microsoft aus der Cloud. KMU beziehen ihn entweder als Einzellizenz – Exchange Online Plan 1 für CHF 3.20, Plan 2 für CHF 6.50 pro Benutzer und Monat (Jahresabo, exkl. MWST) – oder als Teil von Microsoft 365 Business, wo das Postfach inzwischen 100 GB gross ist. Freigegebene Postfächer bis 50 GB brauchen keine Lizenz. Für die zehnjährige Aufbewahrung nach GeBüV müssen Aufbewahrungsrichtlinien aktiv konfiguriert werden, und bei einem Schweizer Tenant liegen die Postfachinhalte gemäss Microsoft-Produktbedingungen in der Schweiz.
Was ist Exchange Online – und wer braucht es?
Exchange Online ist die Cloud-Variante von Microsoft Exchange: Postfächer, Kalender, Kontakte und Aufgaben laufen in den Rechenzentren von Microsoft, Ihre Mitarbeitenden greifen über Outlook, Outlook im Web oder die Outlook-App auf dem Smartphone zu. Server, Updates, Spam-Filter und Verfügbarkeit verantwortet Microsoft – Sie verwalten Benutzer, Postfächer und Richtlinien im Exchange Admin Center.
Für die meisten Schweizer KMU ist Exchange Online heute der Standard, vor allem seit Exchange Server 2016 und 2019 im Oktober 2025 aus dem Support gefallen sind. Wer noch einen eigenen Mailserver betreibt, findet die Optionen im Beitrag Exchange Server End of Life: Migration zu Exchange Online oder SE. Sinnvoll ist Exchange Online für alle, die mit Outlook arbeiten, gemeinsame Kalender und Postfächer brauchen oder ohnehin auf Microsoft 365 setzen.
Exchange Online Plan 1, Plan 2 oder Microsoft 365 Business?
Exchange Online gibt es als reine E-Mail-Lizenz oder gebündelt in Microsoft 365. Die wichtigsten Varianten für KMU im Überblick (Listenpreise im Jahresabo, exkl. MWST, Stand Oktober 2026 – Preise beim Anbieter prüfen):
| Lizenz | Preis pro Benutzer/Monat | Postfach | Archiv | Was sonst dabei ist |
|---|---|---|---|---|
| Exchange Online Plan 1 | CHF 3.20 | 50 GB | 50 GB | Nur E-Mail, Kalender, Kontakte |
| Exchange Online Plan 2 | CHF 6.50 | 100 GB | bis 1,5 TB (auto-expanding) | Litigation Hold, erweiterte Compliance |
| Microsoft 365 Business Basic | USD 7 (CHF je nach Kanal ca. 5–7) | 100 GB | 50 GB | Teams, SharePoint, OneDrive, Office im Web |
| Microsoft 365 Business Standard | USD 14 (CHF ca. 11–14) | 100 GB | 50 GB | Zusätzlich Office-Desktop-Apps |
| Microsoft 365 Business Premium | USD 22 (CHF ca. 20–24) | 100 GB | bis 1,5 TB (auto-expanding) | Intune, Entra ID P1, Defender for Office 365 P1 |
Zwei Neuerungen aus 2026 verändern die Rechnung: Microsoft hat die Preise für Business Basic und Business Standard per 1. Juli 2026 erhöht (in USD von 6 auf 7 bzw. von 12.50 auf 14), Business Premium blieb gleich. Im Gegenzug wurde das Postfach in allen drei Business-Plänen von 50 auf 100 GB verdoppelt – damit ist Exchange Online Plan 2 nur noch selten nötig, nur um mehr Speicher zu bekommen. Die CHF-Preise unterscheiden sich je nach Bezugskanal und Partner; bestehende Verträge laufen bis zur nächsten Verlängerung zum alten Preis.
Faustregel: Plan 1 für Mitarbeitende, die nur E-Mail brauchen (etwa in Produktion oder Aussendienst), Business Standard als Normalfall im Büro, Business Premium, sobald Geräteverwaltung und erweiterter Phishing-Schutz gefragt sind. Den vollständigen Vergleich aller Pläne finden Sie im Beitrag Microsoft 365 Lizenzen im Vergleich.
Postfachtypen in Exchange Online: Shared Mailbox, Ressourcen & Gruppen
Nicht jedes Postfach braucht eine eigene Lizenz. Wer die Postfachtypen sauber einsetzt, spart Kosten und behält den Überblick:
| Typ | Typischer Einsatz | Lizenz |
|---|---|---|
| Benutzerpostfach | Persönliche Adresse jeder Person | Ja, pro Person |
| Freigegebenes Postfach (Shared Mailbox) | info@, buchhaltung@, support@ – mehrere Personen bearbeiten gemeinsam | Nein bis 50 GB; Zugreifende brauchen eine Lizenz |
| Ressourcenpostfach | Sitzungszimmer, Fahrzeuge, Beamer buchen | Nein bis 50 GB |
| Microsoft-365-Gruppe | Team mit gemeinsamem Postfach, Kalender und Dateien | Nein (Gruppenpostfach 50 GB) |
| Verteilerliste | Eine Adresse verteilt an mehrere Personen, ohne eigenes Postfach | Nein |
Wichtig beim freigegebenen Postfach: Es ist kostenlos, solange es unter 50 GB bleibt. Braucht es mehr Platz, ein Online-Archiv, einen Litigation Hold oder Schutz durch Defender for Office 365 und Aufbewahrungsrichtlinien, muss es lizenziert werden – für 100 GB etwa mit Exchange Online Plan 2. Die direkte Anmeldung an einem freigegebenen Postfach sollten Sie sperren; gearbeitet wird immer über die eigenen, mit MFA geschützten Konten. Eine einheitliche Absenderdarstellung erreichen Sie mit einer zentral verwalteten E-Mail-Signatur in Microsoft 365.
E-Mail-Archivierung nach GeBüV: Reicht Exchange Online?
Geschäftskorrespondenz mit Buchhaltungsbezug – Rechnungen, Bestellungen, Offerten, Vertragsmails – muss in der Schweiz zehn Jahre aufbewahrt werden, und zwar unverändert, vollständig und jederzeit lesbar (OR und Geschäftsbücherverordnung). Exchange Online kann das leisten, aber nicht im Auslieferungszustand. Standardmässig bleiben gelöschte Elemente nur 14 Tage wiederherstellbar, maximal 30 Tage. Wer eine Mail endgültig löscht, verliert sie danach.
Für eine saubere E-Mail-Archivierung braucht es deshalb eine bewusste Konfiguration:
- Aufbewahrungsrichtlinie in Microsoft Purview für alle Postfächer anlegen, die geschäftsrelevante Mails enthalten – zum Beispiel «zehn Jahre aufbewahren, danach löschen».
- Online-Archiv aktivieren und alte Elemente automatisch dorthin verschieben, damit das Hauptpostfach schlank bleibt.
- Litigation Hold für besonders sensible Postfächer nutzen – er setzt Exchange Online Plan 2 oder das Archivierungs-Add-on voraus (in Business Premium enthalten).
- Freigegebene Postfächer nicht vergessen: Sind sie von einer Aufbewahrungsrichtlinie erfasst, brauchen sie unter Umständen eine eigene Lizenz.
- Audit-Protokoll aktiv halten und die Konfiguration dokumentieren – die Nachweisbarkeit ist Teil der GeBüV-Anforderung.
Wer die Mails lieber getrennt vom Produktivsystem aufbewahrt, setzt eine separate, revisionssichere Mailarchivierung ein. Beides ersetzt kein Backup: Aufbewahrung schützt vor Löschung, aber nicht jeden Wiederherstellungsfall. Mehr dazu in den Beiträgen GeBüV-konforme Archivierung, Microsoft Purview für KMU und Microsoft 365 Backup.
Sicherheit in Exchange Online: EOP, Defender & Baseline
Jedes Exchange-Online-Postfach ist durch Exchange Online Protection (EOP) geschützt: Spam-, Malware- und Spoofing-Filter sind inklusive. Defender for Office 365 Plan 1 – in Business Premium enthalten – ergänzt Safe Links, Safe Attachments und Schutz vor Identitätsvortäuschung. Das ist für KMU relevant, weil Phishing der häufigste Einstieg in Firmennetze bleibt; Details im Beitrag Defender for Business für KMU.
Unabhängig von der Lizenz gehört diese Baseline in jeden Tenant:
MFA für alle Konten
Ohne Mehrfaktor-Anmeldung reicht ein gestohlenes Passwort für den Zugriff aufs Postfach. MFA gilt für alle – Admins zuerst, auch für Konten mit seltener Nutzung.
Veraltete Anmeldeverfahren abschalten
Basic Auth für SMTP AUTH wird von Microsoft ab Dezember 2026 für bestehende Tenants standardmässig deaktiviert; ein endgültiges Abschaltdatum will Microsoft im zweiten Halbjahr 2027 nennen. Scanner, Drucker und Fachanwendungen, die noch per Benutzername und Passwort senden, sollten jetzt auf OAuth oder einen Connector umgestellt werden.
Automatische Weiterleitung nach extern blockieren
Angreifer richten in übernommenen Postfächern oft heimlich Weiterleitungsregeln ein. Die Outbound-Spamrichtlinie sollte externe Weiterleitungen blockieren, erlaubte Ausnahmen werden einzeln freigegeben.
SPF, DKIM und DMARC sauber setzen
Ohne DKIM-Signatur und DMARC-Richtlinie können Dritte im Namen Ihrer Domain mailen, und Ihre eigenen Mails landen eher im Spam.
Voreingestellte Sicherheitsrichtlinien nutzen
Die Preset-Richtlinien «Standard» oder «Strict» bündeln empfohlene Einstellungen für EOP und Defender – sicherer als jede Einzelkonfiguration von Hand.
Die Einrichtung der Mail-Authentifizierung zeigt der Leitfaden DMARC, SPF & DKIM für KMU. Ist ein Konto trotzdem kompromittiert, hilft unsere Anleitung E-Mail-Konto gehackt – was tun?
Datenstandort Schweiz und revDSG
Wird der Microsoft-365-Tenant mit Land Schweiz eingerichtet, sichert Microsoft in den Produktbedingungen zu, die Postfachinhalte von Exchange Online – E-Mail-Text, Kalendereinträge und Anhänge – im Ruhezustand nur in der Schweiz zu speichern. Wo Ihre Daten tatsächlich liegen, sehen Administratoren im Admin Center unter Einstellungen, Organisationsprofil, Datenspeicherort. Wer weitergehende Zusagen für zusätzliche Daten und Dienste braucht, kann das kostenpflichtige Add-on Advanced Data Residency prüfen.
Für das revDSG zählt neben dem Speicherort auch der Rest: Auftragsverarbeitungsvertrag (bei Microsoft über das Data Protection Addendum), Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten, Zugriffsrechte und Löschkonzept. Die Checkliste dazu finden Sie unter Datenschutzgesetz (revDSG) für KMU.
Versandlimits: Newsletter gehören nicht ins Postfach
Exchange Online ist für persönliche Kommunikation gebaut, nicht für Massenversand. Pro Postfach gilt eine Obergrenze von 10'000 Empfängern innerhalb von 24 Stunden und höchstens 1'000 Empfängern pro Nachricht. Zusätzlich begrenzt Microsoft den externen Versand pro Tenant abhängig von der Anzahl Lizenzen. Die angekündigte zusätzliche Grenze von 2'000 externen Empfängern pro Postfach und Tag hat Microsoft im Januar 2026 gestrichen.
Newsletter und Kampagnen gehören in ein Versandtool mit eigener Infrastruktur, Abmeldelink und Bounce-Management – siehe Marketing Automation für KMU. Für automatische Systemmails aus Shop oder Fachanwendung empfiehlt Microsoft selbst einen separaten Versanddienst statt eines Benutzerpostfachs.
Migration zu Exchange Online
Welcher Weg passt, hängt davon ab, woher Sie kommen:
| Ausgangslage | Methode | Hinweis |
|---|---|---|
| Kleiner Exchange Server | Cutover-Migration | Alle Postfächer in einem Zug, Umstellung an einem Wochenende |
| Grösserer Exchange Server | Hybrid-Konfiguration | Schrittweise Umzüge, gemeinsames Adressbuch während der Übergangszeit |
| Mail bei einem Hoster (IMAP) | IMAP-Migration oder Migrationstool | Mails ziehen um; Kalender und Kontakte separat übernehmen |
| Anderer Microsoft-365-Tenant | Tenant-zu-Tenant-Migration | Bei Firmenübernahmen und Umstrukturierungen |
Entscheidend sind DNS-Umstellung (MX, Autodiscover, SPF), eine saubere Kommunikation an die Mitarbeitenden und ein Plan für Drucker und Anwendungen, die Mails versenden. Den Ablauf mit Datenstandort und 90-Tage-Plan beschreibt der Beitrag Microsoft 365 Migration Schweiz.
Exchange Online oder E-Mail-Hosting beim Schweizer Anbieter?
Nicht jedes KMU braucht Exchange. Für kleine Teams mit einfachen Anforderungen kann das E-Mail-Hosting bei einem Schweizer Anbieter reichen:
| Kriterium | Exchange Online | E-Mail-Hosting beim Hoster |
|---|---|---|
| Gemeinsame Kalender & Postfächer | Sehr stark, nahtlos in Outlook | Je nach Anbieter, oft eingeschränkt |
| Integration Teams/SharePoint | Vollständig | Keine |
| Sicherheit & Compliance | EOP, Defender, Purview, Aufbewahrung | Spamfilter, meist ohne Compliance-Werkzeuge |
| Verwaltung von Geräten & Identitäten | Mit Entra ID und Intune | Nicht vorgesehen |
| Kosten | Ab CHF 3.20 pro Benutzer/Monat | Oft günstiger, Pakete pro Domain oder Postfach |
| Anbieter mit Sitz in der Schweiz | Nein, aber Speicherung in der Schweiz | Ja, je nach Anbieter |
Wer Datensouveränität besonders hoch gewichtet, sollte die Schweizer Suite von Infomaniak ernsthaft prüfen – den ehrlichen Vergleich finden Sie unter Infomaniak kSuite vs. Microsoft 365. Einen Überblick über Schweizer Hoster gibt der Beitrag Hosting Schweiz für KMU.
Fazit: Exchange Online richtig lizenzieren und konfigurieren
Exchange Online ist für die meisten Schweizer KMU die naheliegende Lösung für E-Mail und Kalender: keine eigene Hardware, Datenstandort Schweiz und ein solider Grundschutz. Mit den grösseren Postfächern in Microsoft 365 Business ist die Lizenzwahl einfacher geworden – Plan 1 für reine Mail-Nutzer, Business Standard oder Premium für alle anderen.
Die eigentliche Arbeit liegt in der Konfiguration: freigegebene Postfächer statt Zusatzlizenzen, Aufbewahrungsrichtlinien für die GeBüV, MFA, abgeschaltete Altverfahren, blockierte Weiterleitungen und eine durchdachte Migration. Wer diese Punkte von Anfang an sauber setzt, hat ein Mailsystem, das jahrelang ruhig läuft.
Exchange Online einrichten oder migrieren
Wir richten Ihren Microsoft-365-Tenant im Schweizer Rechenzentrum ein, migrieren Postfächer, setzen die Sicherheits-Baseline und die GeBüV-Aufbewahrung um – Einrichtung und Migration ab CHF 1'500, nach Offerte. Mehr zu unserem Angebot Microsoft 365 für KMU.
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