Kurz vorweg: Für 80% der Schweizer KMU bis 300 User ist Business Premium die richtige Wahl. Business Standard reicht für reine Office-Häuser ohne Sicherheitsanspruch (selten geworden). Business Basic ist meist eine Sparfalle – ohne Office-Desktop-Apps. E3/E5 lohnen sich erst über 300 User oder wenn spezifische Enterprise-Features gebraucht werden.
Die Microsoft-365-Lizenzfamilien 2026 im Überblick
| Lizenz | Preis (CHF/User/Mt) | User-Limite | Office-Desktop | Sicherheit |
|---|---|---|---|---|
| Business Basic | CHF 5.40 | max. 300 | Nein (nur Web/Mobile) | MFA, Basics |
| Business Standard | CHF 11.30 | max. 300 | Ja (Word, Excel, etc.) | MFA, Basics |
| Business Premium | CHF 23.10 | max. 300 | Ja | Defender for Business + Intune + AAD P1 |
| Apps for Business | CHF 7.80 | max. 300 | Ja, ohne Cloud-Dienste | – |
| E3 | CHF 33.50 | unbegrenzt | Ja | Defender Endpoint P1, AAD P1, Intune voll |
| E5 | CHF 54.80 | unbegrenzt | Ja | Defender Suite, AAD P2, Power BI Pro, Teams Phone |
| F1 (Frontline) | CHF 2.30 | beliebig | Nein (Web read-only, Teams) | Basics |
| F3 (Frontline) | CHF 7.80 | beliebig | Web/Mobile | AAD P1, Intune |
Listenpreise Stand Mai 2026, exkl. MwSt., bei Jahres-Verpflichtung. Über CSP-Partner sind 5–15% Rabatt möglich, bei Volumenverträgen (NCE) ab 300 Lizenzen oft mehr. Microsoft erhöht jeweils im Sommer Preise um 3–9%.
Empfehlung pro KMU-Profil
KMU 1–10 User, klassisch
Business Standard oder Premium
Standard für CHF 11.30, wenn Sicherheit ausserhalb Microsoft (Bitdefender, Sophos) abgedeckt ist. Premium für CHF 23.10, wenn Defender + Intune zentralisiert werden – meist sinnvoller.
KMU 10–50 User, Wachstum
Business Premium konsequent
CHF 23.10 deckt Office, Mail, Teams, OneDrive, EDR, MDM, Conditional Access. Drei Tools weniger zu verwalten als Standard + Drittanbieter-Security.
KMU 50–300 User, Compliance
Premium + ausgewählte E5-Add-ons
Premium für alle, plus Power BI Pro Add-on (CHF 9.90) für Auswerter, Defender for Office 365 P2 (CHF 4.50) für Mail-Schutz statt Voll-E5.
Konzern-Tochter > 300 User
E3 oder E5
Über 300 User ist Business Premium nicht mehr lizenzierbar. E3 ist Standard-Wahl, E5 wenn Power BI Pro, Teams Phone, eDiscovery Premium ohnehin gebraucht.
Detailhandel, Gastronomie, Produktion
Mix: Premium + F1/F3
Office-Mitarbeiter auf Premium, Kassen-/Schicht-/Produktions-Mitarbeitende auf F1 (CHF 2.30) oder F3 (CHF 7.80). Massive Einsparungen.
Schule, Verein, NPO
Microsoft 365 NPO-Tarife
NPO-Lizenzen bis zu 75% Rabatt auf reguläre Preise. Microsoft for Nonprofits prüfen, oft Business Premium für CHF 5.50 statt 23.10.
Warum Business Premium fast immer richtig ist
Premium kostet doppelt so viel wie Standard – aber enthält Tools, die ein Schweizer KMU 2026 ohnehin braucht oder anders teuer einkaufen müsste:
- Microsoft Defender for Business (EDR): klassisches Antivirus reicht 2026 nicht mehr. Stand-alone EDR (Bitdefender, Sophos, SentinelOne) kostet CHF 5–10/Gerät/Monat extra.
- Microsoft Intune: zentrales Geräte-Management für Notebooks und Smartphones. Drittanbieter-MDM (Jamf, Workspace ONE) kostet CHF 5–8/Gerät/Monat extra.
- Conditional Access (AAD P1): "Wenn Login von ausserhalb Schweiz und Gerät nicht firmenmanaged → blockieren". Praktisch unverzichtbar.
- Information Protection (Sensitivity Labels): Dokumente klassifizieren, automatisch verschlüsseln, Wasserzeichen.
- Autopilot: neue Notebooks werden automatisch konfiguriert ohne IT-Touch – User packt aus, meldet sich an, fertig.
- 10 GB Mail-Archiv (statt 50 GB), Litigation Hold, Auto-Expanding Archive.
Sinnvolle Add-ons (à la carte)
| Add-on | Preis | Wann lohnt sich's? |
|---|---|---|
| Microsoft 365 Copilot | CHF 31.90/User/Mt | Wer in Word, Excel, Outlook, Teams produktiv schreibt – Power-User mit ROI in 1–2 Stunden/Woche |
| Power BI Pro | CHF 9.90/User/Mt | Pro Auswerter (Controlling, Geschäftsführung) – nicht pro User |
| Teams Phone Standard | CHF 7.80/User/Mt | Wenn klassische Festnetz/Centrex abgelöst wird – ersetzt Swisscom/Sunrise |
| Defender for Office 365 P2 | CHF 4.50/User/Mt | Erweiterter Phishing-Schutz, Safe Attachments/Links – für jede E-Mail-affine Branche sinnvoll |
| Visio Plan 1 / Plan 2 | CHF 4.40 / 14.50 | Pro User, der wirklich Diagramme baut – nicht firmenweit |
| Project Plan 1 / 3 / 5 | CHF 9.30 / 28 / 51 | Projektmanager mit Gantt/Auslastungs-Bedarf – sonst Planner aus Premium reicht |
| Audio Conferencing | CHF 3.50/User/Mt | Häufige Teams-Meetings mit externen Telefon-Einwahlen – bei Standard-Premium meist verzichtbar |
Typische Kostenfallen
- Lizenz-Drift: Mitarbeiter geht, Lizenz bleibt aktiv. Quartalsweiser Abgleich AAD ↔ HR-System ist Pflicht – schnell 5–10% des Budgets verschenkt.
- Falscher SKU: Office Apps for Business (CHF 7.80) statt Business Basic (CHF 5.40) – Letztere haben Office im Web inklusive. Use Case prüfen.
- NCE-Annual ohne Flexibilität: Einmal jährlich gebucht = ein Jahr gebunden. Saisonale Schwankungen (Gastronomie, Detailhandel) eher monatlich lizenzieren – kostet 20% mehr, aber flexibler.
- E5 als Default: "Wir nehmen halt das Top-Paket" verbrennt CHF 32/User/Monat im Vergleich zu Premium. E5 ist nur richtig, wenn 4+ Add-ons sowieso gekauft würden.
- Frontline vergessen: Hotellerie, Detailhandel, Produktion mit 100 Premium-Lizenzen statt 80 Premium + 20 F3 → CHF 18’000/Jahr verschenkt.
- Copilot vor MFA: Ohne MFA und Conditional Access wird Copilot zur Datenleck-Maschine. Erst Foundation, dann KI.
- Audio Conferencing zugekauft, obwohl Premium reicht: in Premium ist Teams Audio + 60 Min. PSTN-Pool inklusive – das reicht oft.
Fazit: Premium für die meisten, Mix mit Frontline
Business Premium ist 2026 die beste Default-Wahl für Schweizer KMU bis 300 User. Wer Mitarbeitende ohne PC hat, baut einen sauberen Mix mit F1 oder F3 und spart pro Frontline-Worker CHF 250–400/Jahr.
Vor jeder Beschaffung: Quartals-Audit der aktiven Lizenzen, klare Lizenz-Zuordnung pro Rolle, NCE-Annual nur wo das Personal stabil ist. Wer das diszipliniert macht, spart oft 10–20% gegenüber dem aktuellen Stand – ohne Funktionsverlust.
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