Kurz vorweg: Die Schweizer Zeiterfassungspflicht gilt seit 2016 – wird aber 2026 spürbar strenger kontrolliert. Das SECO und die kantonalen Arbeitsinspektorate prüfen vermehrt, ob Pausen, Überstunden und Sonntagsarbeit sauber dokumentiert sind. Eine moderne Software erfüllt diese Pflicht in wenigen Minuten pro Tag – und liefert nebenbei die Datenbasis für Lohn, Projektrechnung und Kapazitätsplanung.
Was das Arbeitsgesetz 2026 wirklich verlangt
Das ArG (Art. 46) und die ArGV 1 (Art. 73) verpflichten Arbeitgeber, für jede Arbeitnehmerin und jeden Arbeitnehmer mindestens fünf Datenpunkte zu dokumentieren – inklusive Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren.
Vollständige Erfassung (Standardfall)
Tagesbeginn, Tagesende, Pausenzeiten, Sonn- und Feiertagsarbeit, Nachtarbeit. Gilt für die meisten Mitarbeitenden – auch im Homeoffice und im Aussendienst.
Vereinfachte Erfassung
Nur tägliche Gesamtarbeitszeit – möglich für Mitarbeitende mit erheblicher Zeitautonomie ab CHF 120’000 Bruttojahreslohn (inkl. Boni). Voraussetzung: Einzelvereinbarung oder GAV-Regelung plus 50% kontrollierte Quote.
Verzicht auf Erfassung
Nur in engen Ausnahmen mit GAV (z.B. einzelne Ärzte, Anwälte, Top-Management). Voraussetzung: Bruttojahreslohn ≥ CHF 120’000, sehr grosse Autonomie und schriftliche Vereinbarung.
Manipulationssicherheit
Aufzeichnungen müssen nachträglich nachvollziehbar bleiben – wer wann was geändert hat. Daher die starke Kritik an „lebenden“ Excel-Listen ohne Audit-Trail.
Aufbewahrungsfrist 5 Jahre
Erfassungen müssen mindestens 5 Jahre vorgehalten werden – analog zur GeBüV-Frist für Geschäftsbücher. Bei laufenden Streitfällen länger.
Tools im Vergleich: Was passt zu welchem KMU?
| Tool | Preis/User/Monat | Stärke | Hosting |
|---|---|---|---|
| TimeTac | ab CHF 6.– | Schichtplanung, Aussendienst, GPS-Stempelung | AT (EU) |
| Mocoapp | ab CHF 6.40 | Projekt-Zeit + Faktura, beliebt bei Agenturen | DE (EU) |
| Clockodo | ab CHF 4.– | Sehr schlank, ideal für 5–30 Mitarbeitende | DE (EU) |
| Bexio (Modul) | ab CHF 49 / Monat | Vollintegriert in Buchhaltung & Lohn | CH |
| Personio | ab CHF 11.– (HR-Paket) | HR-Suite mit Zeit, Lohn, Onboarding | DE (EU) |
| rexx HR | ab CHF 9.– (Modul) | Skalierbar bis 1’000+ Mitarbeitende | DE/CH |
| Tipsoi (Schweiz) | ab CHF 5.50 | Schweizer Anbieter, GAV-konform | CH |
| absenteo | ab CHF 4.– | Nur Abwesenheiten, ergänzt Excel | CH |
Mocoapp und Clockodo sind die pragmatische Erste-Wahl für Beratungen, Agenturen und Handwerk. TimeTac glänzt im Aussendienst (GPS, Geofencing). Bexio-Nutzer bleiben am sinnvollsten im Bexio-Modul – die Lohn-Integration spart Stunden. Personio lohnt sich, wenn HR-Prozesse (Onboarding, Recruiting, Lohn) zentralisiert werden sollen.
Welches Tool für welches KMU-Profil?
Beratung / Agentur (5–25 MA)
Mocoapp oder Clockodo
Projektzeit-Erfassung, Faktura-Export, einfache Bedienung, schneller Onboarding der Mitarbeitenden.
Handwerk / Bau (10–50 MA)
TimeTac oder Tipsoi
Mobile Stempelung mit GPS, Schichtplanung, GAV-konforme Auswertungen für Bau-/Maler-/Schreinerbetriebe.
Bexio-Nutzer (alle Branchen)
Bexio Zeiterfassung
Direkte Übernahme in Lohn und Projektrechnung – keine Schnittstellen, keine doppelte Pflege.
Wachsendes KMU mit HR (30–150 MA)
Personio
Zeit + Abwesenheit + Lohn + Onboarding in einer Suite – senkt HR-Aufwand pro Mitarbeitenden um 30–50%.
Gastro / Detailhandel
TimeTac, gastromatic oder shyftplan
Schichtplanung, Trinkgeldverwaltung, Mehrstandort-Auswertung und Mitarbeiter-App.
Industrie / Produktion
rexx HR, AVero oder ATOSS
BDE-Anbindung, Schichtmodelle, ZKO-Konformität, Anbindung an ERP (Dynamics, SAP, Abacus).
Einführung in 4 Wochen – Schritt für Schritt
- Woche 1: Pflichten klären (vollständig vs. vereinfacht), Stammdaten erfassen (Soll-Stunden, Pensum, Ferien-Anspruch), 2 Tools im 14-Tage-Trial.
- Woche 2: Pilot mit Geschäftsleitung und 3–5 Mitarbeitenden, Pausen-Logik testen, Stempel-Methoden klären (Web, App, Terminal, RFID).
- Woche 3: Rollout an alle Mitarbeitenden, Kurzschulung (max. 30 Min.), klare Spielregeln (wann erfassen, wer korrigiert, was bei vergessenem Stempeln).
- Woche 4: Erste Monatsauswertung prüfen, Vorgesetzten-Genehmigung etablieren, Schnittstellen (Bexio, Abacus, SwissSalary) konfigurieren.
- Ab Monat 2: Saubere Lohn-Übergabe, Überstunden-Reporting, Krankheit/Ferien zentral – das spart durchschnittlich 4–8 Stunden Lohnverarbeitung pro Monat.
Typische Stolpersteine
- GPS-Stempelung ohne saubere Information der Mitarbeitenden – revDSG-Verstoss. Lösung: schriftliche Information, Zweck-Dokumentation, Opt-in für Privatnutzung.
- Pausen werden nicht erzwungen – das SECO bemängelt das regelmässig. Tool-Setting „automatischer Pausen-Abzug ab 7h“ aktivieren.
- Vereinfachte Erfassung ohne schriftliche Vereinbarung – Erfassung wird im Audit als ungültig deklariert. Vorlage vom Verband nutzen.
- Dauer-Editieren der Vergangenheit – ohne Audit-Trail werden Korrekturen wertlos. Genehmigungs-Workflow durch Vorgesetzte aktivieren.
- Cloud-Hosting in den USA bei revDSG-relevanten Personendaten – auf EU/Schweiz-Hosting bestehen oder DPA mit SCC abschliessen.
Fazit: Pflicht erfüllen, Aufwand senken
Zeiterfassung ist 2026 keine Kür mehr, sondern stille Audit-Pflicht. Das gute daran: Eine moderne Lösung schützt nicht nur vor Bussen, sondern liefert die Datenbasis für saubere Projektrechnung, faire Überstunden-Auszahlung und realistische Kapazitätsplanung. Das spart bei vielen KMU mehr Zeit, als die Erfassung kostet.
Wer Bexio nutzt, ergänzt einfach das Modul. Wer projekt-zentriert arbeitet, fährt mit Mocoapp am besten. Im Aussendienst gewinnt TimeTac, im HR-Anspruch Personio. Wichtig: Hosting prüfen, Pausen-Logik aktivieren, Genehmigungs-Workflow definieren – dann steht das Setup audit-fest.
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